山形オフィス開設物語

社会保険労務士法人ＬＲパートナーズ　山形オフィス開設物語

『働き方改革』へ自らチャレンジ②

いよいよ、山形オフィスの開設に向けて、準備にとりかかりました。

〈インターネット環境の整備〉

まず着手したのは、インターネット・ＰＣ環境の整備です。川崎で机を並べて仕事をしている状況を、山形で再現できるかどうか…「テレワーク」の基本とも言えるでしょう。弊社では、既に社内ネットワークにより、データを共有しています。その社内ネットワークに、インターネットを介してアクセスすることができれば、難なくクリアです。弊社のシステム担当者によると、技術的にはそれほど特殊で難しいことではないそうです。接続作業は、セキュリティを固めた上で、無事完了しました。山形での実際のテストでも、スピードがもたつくこともなく、データにアクセスできました。

ところが、ここで新たな問題に直面しました。役所に提出した書類やお客さまからコピーでお預りした書類は、ファイルに綴じて保管しています。この紙の書類の情報が手に入らないのです。つまり「テレワーク」の推進には、書類の電子化が必要になるのです。弊社では将来を見据えて書類の電子化も始まっており、富士ゼロックスのＤｏｃｕＷｏｒｋｓを使って、さらに書類の電子化を進めることにしました。これから新たに作成する書類は、全て電子化。過去の書類は、必要になったら電子化することにしました。ＤｏｃｕＷｏｒｋｓは、コピーする感覚で紙のイメージのまま電子化されるので、川崎で作成した書類を山形で最終チェックするというようなことが気軽にできるようになったのです。

〈山形オフィスの設置場所〉

次に、山形オフィスの「場所」を決めました。

私の自宅から車で10分の距離に一人暮らしをしている父の家（実家）があり、かつては子供部屋だった2階を、オフィスにすることにしました。

実はこの環境が自分にとって、「仕事」と「生活」の距離が近すぎず・離れすぎずの絶妙なバランスとなっているのです。一般的にテレワークでは、「いつでも・どこでも仕事ができる」ことから、育児や介護を一段落終えた深夜に働いてしまう傾向があるようです。「仕事」と「生活」に一定の区切りをつける距離感が、重要なポイントとなります。

これで、テレワークの環境が整いました。いよいよ川崎を離れることになります。

（つづく）

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