～「ホウレンソウ」で心配り ～
特集・職場を ❀ はなまる ❀ にするマナー
「報告・連絡・相談」だけが「ホウレンソウ」？
新年度が始まって一カ月。新入社員が加わり新たなメンバーで仕事をしている職場もあるでしょうか。この時期 に取引先へ電話をかけると、こちらまで緊張が伝わるような初々しい電話応対にあたることもあります。誰でも 最初は一年生、ぜひあたたかく見守りたいものですね。
さて、社会人一年目の研修で必ず取り上げられるテーマといえば「報告・連絡・相談」、略して「ホウレンソウ」です。 でも「早めの報告、連絡、相談を心がけましょう」という言葉だけで終わってしまっていませんか？よりよい「ホウ レンソウ」のために何が大切なのか、ここで改めて見直してみましょう。
「ホウレンソウ」にプラスの一言
「ホウレンソウ」には相手への配慮が不可欠です。
「話の緊急度や重要度」を考慮することはもちろん、「伝え る相手への気配り」ができてこそ最適な「ホウレンソウ」です。
たとえば、外出中の上司に取引先からの電話を受けたとき…。「戻ったら電話がほしい」というメッセージを受け てメモを机に置いておきました。ところが帰ってきた上司は、そのまま会議に向かうためメモには気付いていない ようです。
そこで「お帰りなさい。○○さん、お急ぎのところ失礼します」と声をかけてメッセージを伝えれば、 会議前に連絡をとることができて取引先の業務も円滑に進みます。取引先への連絡が遅くなると、「伝言したの に電話もかけてこないなんて」と、会社と上司に対する信頼が失われてしまうこともあります。
「忙しそうだか らあとにしよう」と勝手な判断をするよりも、「プラスの一言を付け加える心配り」ができるようになりましょう。
聴き手の態度も重要
「ホウレンソウ」を受ける側の態度も、そのあとのコミュニケーションに大きく影響します。聴き手のイライラした 様子や相手を見下したような態度は相手に威圧感を与えてしまい、話し手は早く話を切り上げたいと感じます。
聴き手の「あいづちをうちながら話を聴く」「、質問をはさむ」などの態度に、話し手は「もっと話したい「」サポートしたい」 「有益な情報を伝えてあげたい」と感じるようになります。「聴き手の態度によって、話し手の話す内容の質も 量も変わる」のです。
ホウレンソウのコツ
普段の会話はもちろん「ホウレンソウ」でも、「状況に応じた心配り」ができるようになると相手に伝わる印象が ずいぶん変化します。心がけ一つで、周りからの信頼が一段とアップするのです。
✿ 要点をメモにまとめておく：
日時・場所・名前など5Ｗ1Ｈは目で見ると分かりやすい!
✿ 質問を予測して調べておく：
連絡先・前回のデータなど確認しておく!
✿ 物の受け渡しや手書きの文字を丁寧に：
受け取りやすく、読みやすく!
お互いに気持ち良く仕事をするために、「ホウレンソウのなかにもプラスの心配り」ができるように心がけていたい ですね。いつでも相手への思いやりの気持ちを持って、仕事に取り組んでいきましょう。
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