業務の標準化
４月に入って来年度新卒者の採用活動が本番となり、私たちも説明会から試験、面接とスケジュールが採用活動で結構埋まっています。
現在は大企業も採用意欲が高く、学生の売り手市場となっており、中小企業の採用活動は厳しいというのが全般的な状況なのではないかと思います。
このように優秀な人材を確保することが難しくなっていく状況の中では、以前お話ししましたが、規模の小さい会社ほどスタッフの異動等に対応できるように業務を標準化しておく必要があると感じています。
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業務の標準化というのは、業務の手順ややり方を「見える化」し、組織として共有することだと理解しています。
ここで大事なのは、「見える化」するということです。
誰が見てもわかるものが「形（モノ）」としてあるということです。
「業務フロー図」、「作業マニュアル」、「手順書」といったものです。
「形」になっているものがないと、なかなか情報の共有はできません。
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マニュアルを作ることは結構手間がかかることだとお考えの方もいらっしゃると思います。
確かに手間かもしれませんが、この手間を惜しむことで、作業の都度判断に時間がかかったり、毎回異なるやり方になってしまったりして、かえって業務の効率や品質が上がらないことにつながりかねません。
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あまり手間をかけずにマニュアルを作る方法として、業務日報やスケジュール表を活用したらいかがでしょうか。
これらは、いつ何をしたかが記録されるものです。
一つの業務について、この記録をまとめれば、それ自体がすでにその業務についての手順やなすべきこと（業務フロー）を表したマニュアルそのものではありませんか？
業務日報やスケジュール表を作成する際に、５Ｗ１Ｈの要素を織り込めば、かなり精度の高いマニュアルになると思います。
何よりも時間軸が入っていることが優れものだと思います。
株式会社ＬＲ小川会計 代表取締役 小川 泰延
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