『絶対にミスをしない人の仕事のワザ』を読んで
私は、「どうすれば、仕事や日常生活でのミスを減らすことができるのか」について考えることがあります。そのなかで、鈴木真理子著『絶対にミスをしない人の仕事のワザ』という本に出会いました。
以前にも、同じテーマの本やネット記事を読んだことがありましたが、「新しい気づきがあると良いな」と思いながら、手にしました。
特に参考になった内容を紹介します。
❶『帝国ホテル流』マイごみ箱
帝国ホテルでは、お客様が「間違って捨ててしまった！」というミスに対処できるよう、ゴミ箱の中身をチェックアウトの後にもう1日保管するそうです。以前メモをなくした宿泊客が、ホテルの対応に助けられたという逸話があるくらいです。
著者は、これをもとに仕事で「要らない」と思った書類やメモなどの紙ゴミのみをいったんマイごみ箱に入れ、1日～数日間保管し、「3日後」「ゴミ箱がいっぱいになったとき」「仕掛品の案件が終わったとき」に共有ゴミ箱に移すか、シュレッダーにかけることを推奨しています。
このことにより、誤って捨ててしまうことを防ぐことに繋がりますし、
「もったいない」と思い、なかなか捨てられないものと物理的な距離を取り、本当に必要なものかどうかを検討することにもなると思います。
❷受信トレイのメールは5通まで
受信トレイにすべてのメールを並べておくと、優先順位がつけられず大事なメールを見落とすリスクがあります。画面をスクロールしないと現れないメールも見落としやすく、納期遅延などに繋がります。
著者は、このようなミスを防ぐために、「受信トレイを5通まで」をルール化することを推奨しています。「返信する」「頼まれた資料を送る」などの対応したメールを「処理済み」のフォルダに手動で移動する方法を推奨しています。
日付や相手、案件など細かく分けずシンプルにしているので、取り組みやすさや継続のしやすさがあると思います。また、「処理済み」フォルダにあるメールは一定期間保管することにより、マイゴミ箱と同様のメリットがあります。
少しでも参考にしていただけると嬉しいです。
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