いよいよ開始されるマイナンバー制度④
いよいよ今月10月より順次マイナンバーの送付が開始されます。
今回は事業主が従業員からマイナンバーを収集する際の注意点についてです。
1. 本人確認作業を行う際必要なこと
★ 利用目的はきちんと明示しましょう!!
マイナンバーを取得する際は、利用目的を特定して明示する必要があります。例として、源泉徴収票作成事務や、健康保険・厚生年金保険加入等事務が挙げられます。
★ 本人確認はなりすまし防止のためにも厳格に行いましょう!!
マイナンバーを取得する際は、他人のなりすまし等を防止するため厳格な本人確認を行います。
本人確認では、正しい番号であることの確認、手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認が求められます。業務上で必要となるマイナンバーの利用目的を記載した書面等を確認の際従業員へ提示できるようにしましょう。
2. 従業員がマイナンバーを提示することを拒否した場合について
事業主が税等の事務のため従業員からマイナンバーを取得することは義務となっています。それでも提示が難しい場合は、そのやり取りをしたことを記録すれば、源泉徴収票等マイナンバーの記載が必要な書類にマイナンバーを記載しないで提出することができます。
【本人確認に関する疑問】
Ⓠ 本人確認は、マイナンバーの提供を受ける度に行う必要があるのか？
A 提供を受ける都度本人確認は必要となります。
ただし、2回目以降の番号確認は、初回に本人確認を行った際の記録を利用する方法でもかまいません。また、身元確認については、雇用関係等により本人であることが明らかだと個人番号利用事務実施者が認める場合は身元確認のための書類は必要ありません。
Ⓠ 従業員の扶養家族のマイナンバーを取得するときは、企業が扶養家族の本人確認を行う必要があるのか？
A 扶養家族の本人確認は、マイナンバーの提供が必要な書類により異なります。
例えば、年末調整の場合は従業員が、企業に対して家族のマイナンバーの提供を行うとされているため、企業がする必要はありません。国民年金第3号被保険者の届出は第3号被保険者(配偶者)が本人確認のため企業に対してマイナンバーの提供をすることが必要であり、配偶者の代理人である従業員も身元確認が必要なためマイナンバーの提示が必要となります。マイナンバーが必要な書類が誰のものであるかがポイントとなります。
3. 最後に
マイナンバーを自社で管理する場合、収集から廃棄までの記録を取り、鍵の付いた棚やPCのセキュリティ対策が義務付けられるため、人件費や設備投資等事務負担が増加、刑罰規定もあるため想像以上のコスト増となります。
マイナンバーの管理を提供するサービスが様々な企業から提供されています。これらを利用した方が、記録作業や、鍵のついた棚の用意や行わなければならない管理措置が減ります。マイナンバー管理サービスを利用されることをお薦めいたします。
参考文献／政府広報オンライン
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