1.契約書の電子化の流れ

ネット社会の成熟化が進み、また生産性向上へと向かう社会の流れもあり、電子データ上での契約締結サービスが生まれています。労務関連の手続きを行えるクラウドサービス「スマートHR」では今夏、雇用契約をWEB上で締結することができる機能を追加しました。また、雇用契約に限らず契約全般で利用できる電子契約サービス「クラウドサイン」などがあります。

労働条件通知書を兼ねない場合、雇用契約書は電子契約サービスを利用して電子化することが可能です。サービスの機能の中には、契約期限の管理などもありますので、更新等が簡便になる、保管しやすくなるなどのメリットもあります。

2.労働条件通知の電子化が解禁の見込み

法律上、雇用者の義務である労働条件通知には、書面にておこなうことされている事項があります。この場合の書面とは、紙の書類のことを指し、これまでは通信や電子媒体を使った労働条件通知は認められていませんでした。現時点で雇用契約書が労働条件通知書を兼ねている場合電子契約を利用できないのはこのためです。しかし、2019年4月の働き方改革関連法施行規則改正によっての通知が可能となる見込みです。

改正が実現すれば労働者が希望した場合、労働条件の通知をメール等で行えます。ただし、メールの場合は、受け取った労働者がメールの文面や添付ファイルをそのまま印刷することで簡単に書面化できるようにしなければならないとされています。

3.電子化のメリット

採用の流れを考えてみると、求人に応募があり、面接を行い、労働条件を決定し、採用予定者に通知する流れになります。

面接後、労働条件通知までの時間を減らすことで、雇用開始までに余裕がある時期に通知できることになり、よりミスマッチのない雇用が実現できます。

もちろん、郵送や受け取りのための移動がなくなりますので採用担当者の業務や、採用予定者の手間も省略できます。

4.最後に

冒頭に紹介したクラウドサインは、契約締結全般に利用できますが、受け取る側の操作がとても簡単で始めやすいですし、運営元によると電子契約した場合、印紙税は不要とのことです。

利便性を求めて契約書全般が電子化の道を歩んでいるようです。

 

 


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