特集・職場を ❀ はなまる ❀ にするマナー文章作成

心機一転

季節は春、新年度のスタートです。新入社員を迎えたり、異動や転勤で職場のメンバーが変わったり、気分の一新する職場も多いことでしょう。ともに仕事をする仲間が変わると雰囲気も変わるもので、4月は心機一転の時期ですね。気持ちも新たに仕事に取り組んでいきたいものです。

メールで敬意を伝える

メールは相手へダイレクトにメッセージが伝わり、こまめに連絡をとりたいときに便利です。メールを受け取る場合も、自分の都合がよいときに内容を確認できるうえ、あとから見返したりできるところも利点です。その反面、電話と違い文字だけのやりとりとなるため、ニュアンスが伝わりづらいこともあります。一方的で冷たい印象にならないような工夫をしましょう。「恐れ入りますが」「お手数ですが」といったクッション用語を使用したり、相手に指示・命令する言い方ではなく依頼する表現を使ったり、言葉遣いに気を配るとよいでしょう。

「セミナーの申込期限が過ぎています。参加希望の場合は、至急申込書をFAXでお送りください」

このような文章では、用件は伝わりますが『期日が過ぎたと責められている』『早く送れと命令されている』という印象を与えます。

「セミナーのお申込みにつきまして、ご検討いただきありがとうございます。参加をご希望の場合は、お手数ですが申込書をFAXにてお送りいただけますようお願いいたします」

このようにクッション言葉や表現の変化により、相手に伝わる印象が変わります。#上から目線の言葉ではなく、相手への敬意を文章でもあらわしましょう。

メールは人柄をあらわす文章作成

言葉遣いは丁寧でも紋切り型で仰々しい文章は、相手に距離を感じさせることもあり、単に文章を丁寧にすればよいということではないのです。セミナー開催後に、参加された方から「先日のセミナーではお世話になりました!貴重なお話の数々で、大変刺激を受けました!」とメールをいただいた際の対応です。

「先般は貴重なお時間を割き弊社セミナーへのご参加を賜りましたこと、厚く御礼申し上げます」

このように返すと、「全員に同じ文章で送っているのだろう」という雰囲気で、親しみを感じることはできません。丁寧さは残しても、もう少しやわらかい表現に変えることができます。

「先日はお忙しいなか弊社セミナーへご参加いただきありがとうございます。◯◯様にとりまして有意義な時間となりましたら幸いです!」

こうして相手のお名前を呼びかけ、相手と同じように感嘆符(!)を付け加えることで、ぐっと親しみのわく文章になります。相手の姿を思い浮かべて文章を書くことで、その気持ちが伝わる表現となります。顔の見えないメールでも、人柄をあらわすことはできるのです。

思いやりを形に

メールのやりとりは、手軽なだけに用件のみで済ませたり気遣う気持ちを省略したりしてしまいがちです。顔が見えないやりとりであっても、相手への思いやりの気持ちを忘れずにいたいものです。思いやりの気持ちがマナーの基本です。いつでも周囲への思いやりの気持ちを持って仕事に取り組んでいきましょう。

 

 


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